Сметное сопровождение и сметчик на аутсорсе в Калининграде

Сопровождение строится вокруг заявок. Любая задача, будь то расчёт новой сметы, пересчёт после изменения проекта или проверка акта, ставится письменно и получает ответственного исполнителя и согласованный срок. Заказчик из Калининграда видит, что находится в работе, кто за это отвечает и когда ждать результат. Задачи не теряются в переписке, а их выполнение можно проверить по истории заявок, которая хранится в одном месте. Заявка принимается в свободной форме, но содержит минимальный набор сведений: объект, вид работы, приложенные документы и желаемая дата получения результата. Если исходных данных недостаточно, ответственный исполнитель в первую очередь запрашивает недостающее, и срок согласуется уже с учётом этого.

Через установленный период заказчик получает отчёт. В нём три части: что сделано, что находится в работе и какие вопросы ждут решения со стороны компании. Третья часть важнее остальных, потому что именно по ней видно, что тормозит работу. Отчёт короткий и написан для руководителя или финансового директора, а не для сметчика, поэтому читать его не приходится с калькулятором в руках. Отчёт приходит в единой структуре, поэтому периоды сравниваются между собой без труда. Если вопрос остаётся без решения в течение нескольких периодов подряд, он переходит в раздел, который требует внимания руководителя. Это дисциплинирует обе стороны и не позволяет задачам зависать надолго.

Ведётся архив смет и их версий по каждому объекту. Если у заказчика меняется ответственный сотрудник или уходит человек, который вёл договор подряда, история сохраняется: видно, какая смета была утверждена, что в ней менялось и на каком основании. Новому сотруднику не нужно восстанавливать картину по обрывкам писем, он открывает архив и получает актуальный комплект. Доступ к архиву определяется заказчиком. Он решает, кто из его сотрудников может запрашивать документы и вносить изменения, а кто только просматривает. Архив структурирован по объектам и договорам, поэтому нужный документ находится по названию, а не по дате отправки письма.

За компанией закрепляется сметчик, знающий её объекты и договоры. Он помнит, как принимались прежние решения, и не задаёт одних и тех же вопросов дважды. Сложные вопросы он разбирает вместе с группой: второй специалист проверяет спорные места, и заказчик получает согласованную позицию, а не мнение одного человека. Закреплённый специалист знает, какие нормативы и подходы применялись на предыдущих объектах заказчика, и сохраняет единообразие в сметах. Если он недоступен, его заменяет сотрудник группы, знакомый с материалами, так что работа не останавливается и не требует длительного введения в курс дела.

Сопровождение включает и подготовку к экспертизе, и закрытие периода актами, если это предусмотрено договором. Состав услуг определяется при заключении договора, а при необходимости расширяется: заказчик добавляет к перечню новые виды работ без перезаключения всей схемы. Таким образом один исполнитель закрывает всю сметную часть и не приходится передавать документы между несколькими подрядчиками. Если договор предусматривает и экспертизу, и акты, один и тот же сметчик ведёт объект от первой сметы до последнего акта. Информация не теряется при передаче между этапами, а изменения, внесённые на одном этапе, сразу учитываются на следующем. Заказчик видит единую линию документов и единого ответственного.